Quando você está insatisfeito com uma situação, produto ou serviço, escrever uma carta formal de reclamação comercial é uma maneira de resolver isso. Use um dos exemplos de letras fornecidos aqui como ponto de partida; simplesmente clique em sua escolha para abrir um PDF que você pode editar, salvar e imprimir. Veja issoguia para imprimirse você precisar de ajuda.
Exemplo de carta de reclamação sobre um produto ruim
Se você comprou um produto com defeito ou de baixa qualidade e os esforços para resolver o problema falharam, a próxima etapa é escrever uma carta para a empresa solicitando reembolso ou substituição. O ideal é que as lojas substituam produtos com defeito e aqueles que não funcionam conforme o esperado. No entanto, isso nem sempre acontece. Quando as empresas nãolidar adequadamente com as reclamações dos clientesa princípio, escrever uma carta de reclamação pode ser seu único recurso, a menos que você queira entrar com uma ação legal.
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Carta de reclamação de produto com defeito
Simplesmente siga o layout desta carta, mas adicione seus próprios detalhes.
- Canto superior esquerdo: seu nome, endereço e número de telefone. Você também pode incluir seu endereço de e-mail. O objetivo é obter uma resposta e, quanto mais fácil você puder fazer para que um executivo ocupado responda, melhor.
- Digite o nome da pessoa que você está contatando, o nome da empresa, rua, cidade, estado e CEP em linhas separadas (sem espaços).
- Adicione sua saudação. Seja específico aqui, se possível. Use 'Dear Mr. Jones' em vez de 'Dear Sir'.
- Comece com o fato de que você é um cliente fiel ou de primeira viagem. Exemplo: 'Sou um cliente fiel há 20 anos e comprei muitos de seus produtos.'
- Continue com os fatos de como o produto falhou. Seja o mais específico possível. Inclua a data em que você comprou o item, quanto você pagou por ele e quando e como ele não correspondeu às expectativas.
- Explique quais etapas você executou para resolver o problema. Exemplo: 'Em 5 de abril, entrei em contato com Roger na loja de Example City e pedi um reembolso. Ele se recusou a me devolver. Mesmo que a pessoa tenha sido extremamente rude, simplesmente se atenha aos fatos do que foi dito / feito e deixe a emoção de fora.
- Finalmente, comece um parágrafo de fechamento e explique o que você gostaria de receber em troca. Por exemplo, você deseja que eles substituam o produto ou devolvam a você?
- Feche a carta, acrescentando seu nome e assinatura.
Exemplo de carta à gerência sobre serviços inadequados
Quando você paga por um serviço, como uma refeição em um restaurante, espera um ótimo atendimento ao cliente. Infelizmente, isso nem sempre acontece. Se o serviço for ruim o suficiente, você pode achar que tem direito a um reembolso ou substituição do serviço. Se você conversou com o gerente sem resultados, pode ser hora de escrever uma carta formal de reclamação ao provedor de serviços sobre os pobresAtendimento ao Clientevocê recebeu.
Carta de reclamação de serviço ruim
Personalize a carta de acordo com sua situação.
- Escreva seu nome e informações de contato no canto superior esquerdo da página.
- Inclua o nome da pessoa com quem você está entrando em contato (de preferência, um gerente regional, proprietário ou CEO), o nome da empresa e o endereço.
- Adicione uma saudação. Exemplo: Prezado Sr. Jones:
- Explique o motivo da visita ao estabelecimento. Um exemplo seria que você come regularmente lá porque é um de seus restaurantes favoritos.
- Explique o problema ocorrido. Por exemplo, você se sentou por uma hora antes que alguém viesse pegar seu pedido, seus pedidos estavam errados, a garçonete xingou você e assim por diante.
- Faça um pedido de reembolso ou substituição. Se você comeu em um restaurante, pode oferecer outra chance se eles lhe enviarem um cartão-presente de valor apropriado.
- Feche a carta com seu nome e assinatura.
Exemplo de carta de reclamação de funcionário
Se você estiver tendo problemas sérios no trabalho, escreva uma carta de reclamação expressando preocupação ao seu chefe ou à empresarecursos Humanoso gerente tem um dever dobrado. Primeiro, pode ajudar seu chefe ou representante de RH a resolver a situação. Em segundo lugar, pode proteger seu trabalho, especialmente se o problema estiver afetando seu trabalho ou se outro funcionário estiver assediando você.
Carta de reclamação do empregador
Ao contrário dos outros exemplos neste artigo, a carta para seu empregador provavelmente será enviada por meio de comunicações internas em formato de e-mail. Se preferir escrever a reclamação em papel, mantenha-a menos formal do que as outras cartas. Embora seja uma boa ideia usar um tom e formato profissionais ao escrever esse tipo de carta, não há necessidade de incluir suas informações de contato e o nome e endereço de seu empregador. Você pode querer usar umformato de memorandojá que o documento é interno à sua empresa.
- Data a carta. Isso é importante caso você precise mostrar ao RH e proteger seu trabalho.
- Comece com uma saudação. Chame seu chefe como você normalmente o chama. Se o relacionamento for formal, comece com 'Prezado Sr. Jones', por exemplo. Se o relacionamento for informal, é aceitável escrever algo como 'Caro Jim'.
- Vá direto ao ponto em seu primeiro parágrafo. Diga a ele por que você está escrevendo a carta e que o problema está afetando seu trabalho. Afaste as emoções e exponha apenas os fatos, especialmente se o assunto for assédio por outro funcionário ou um conflito pessoal.
- Explique como você acha que a situação pode ser resolvida, mas deixe seu chefe saber que você está aberto para discutir outras soluções.
- No parágrafo final, explique que você deseja fazer um bom trabalho e por que o problema está afetando seu trabalho. No modelo de carta, a trabalhadora está solicitando que mais funcionários sejam incluídos em seu departamento porque a escassez está afetando sua capacidade de fazer bem o seu trabalho. A carta termina afirmando que ela ficará feliz em agendar uma reunião com seu chefe para discutir o assunto.
- Finalize assinando a carta e acrescentando seu nome.
Dicas para escrever uma carta de reclamação comercial eficaz
Uma carta zangada ou ameaçadora é ineficaz. Lembre-se de que a pessoa com quem você está falando pode não ser o proprietário da empresa que fez o produto com defeito, mas um representante do atendimento ao cliente contratado para ajudá-lo. É do seu interesse permanecer calmo e concentrado.
- Dirija sua carta a uma pessoa específica. O Departamento de Justiça de Nova Jersey aconselha os consumidores a procurarem no Registro de Corporações, Diretores e Executivos da Standard & Poor's ou no Registro Thomas de Fabricantes Americanos para encontrar um endereço e o nome do CEO da empresa. Você também pode procurar no site da empresa.
- Inclua suas informações de contato. Adicione seu nome, endereço e número de telefone no início da carta para que a empresa possa contatá-lo com possíveis soluções.
- Inclua cópias de todos os recibos. Inclua também outra documentação relevante relativa à sua reclamação. Guarde todos os originais.
- Use o formato comercial padrão nas cartas de reclamação. Isso incluirá parágrafos bloqueados com espaçamento simples com espaços duplos entre cada parágrafo e sem recuos.
- Adicione uma data no início de sua carta. Isso permitirá que um executivo ocupado veja imediatamente quando a reclamação chegou.
- Não force a verdade para ter efeito; apenas se atenha aos fatos. Se soar exagerado, o leitor pode não acreditar em você e ficará relutante em ajudá-lo.
- Mantenha a carta curta. Os executivos são pessoas ocupadas. Se você deixar a carta muito longa, a pessoa que está recebendo pode não terminar de ler sua carta.
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Digite sua carta. Ele terá uma aparência mais profissional e será mais fácil de ler. Lembre-se de que uma carta enviada por correio tem mais peso do que enviar um e-mail.
Escreva e envie a carta dentro de uma semana após o incidente ou quando o produto parou de funcionar. Dirija a parte externa do envelope, aos cuidados da pessoa a quem você endereçou a carta, para que ela chegue na mesa certa.
Expresse suas preocupações
Se você tiver uma reclamação, não hesite em fazer sua voz ser ouvida. A maioria das empresas terá interesse em consertar as coisas para que possam mantê-lo como cliente. Mesmo se o problema estiver no trabalho, é melhor falar educadamente, contanto que você se conduza de maneira profissional e razoável. Escrever uma carta de reclamação comercial formal personalizada para a sua situação é considerada uma prática recomendada em tais situações.