Modelos de cartas de reclamação

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Reclamação

Quando você está insatisfeito com uma situação, produto ou serviço, escrever uma carta formal de reclamação comercial é uma maneira de resolver isso. Use um dos exemplos de letras fornecidos aqui como ponto de partida; simplesmente clique em sua escolha para abrir um PDF que você pode editar, salvar e imprimir. Veja issoguia para imprimirse você precisar de ajuda.





Exemplo de carta de reclamação sobre um produto ruim

Se você comprou um produto com defeito ou de baixa qualidade e os esforços para resolver o problema falharam, a próxima etapa é escrever uma carta para a empresa solicitando reembolso ou substituição. O ideal é que as lojas substituam produtos com defeito e aqueles que não funcionam conforme o esperado. No entanto, isso nem sempre acontece. Quando as empresas nãolidar adequadamente com as reclamações dos clientesa princípio, escrever uma carta de reclamação pode ser seu único recurso, a menos que você queira entrar com uma ação legal.

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amostra de carta de reclamação sobre produto com defeito

Carta de reclamação de produto com defeito





Simplesmente siga o layout desta carta, mas adicione seus próprios detalhes.

  • Canto superior esquerdo: seu nome, endereço e número de telefone. Você também pode incluir seu endereço de e-mail. O objetivo é obter uma resposta e, quanto mais fácil você puder fazer para que um executivo ocupado responda, melhor.
  • Digite o nome da pessoa que você está contatando, o nome da empresa, rua, cidade, estado e CEP em linhas separadas (sem espaços).
  • Adicione sua saudação. Seja específico aqui, se possível. Use 'Dear Mr. Jones' em vez de 'Dear Sir'.
  • Comece com o fato de que você é um cliente fiel ou de primeira viagem. Exemplo: 'Sou um cliente fiel há 20 anos e comprei muitos de seus produtos.'
  • Continue com os fatos de como o produto falhou. Seja o mais específico possível. Inclua a data em que você comprou o item, quanto você pagou por ele e quando e como ele não correspondeu às expectativas.
  • Explique quais etapas você executou para resolver o problema. Exemplo: 'Em 5 de abril, entrei em contato com Roger na loja de Example City e pedi um reembolso. Ele se recusou a me devolver. Mesmo que a pessoa tenha sido extremamente rude, simplesmente se atenha aos fatos do que foi dito / feito e deixe a emoção de fora.
  • Finalmente, comece um parágrafo de fechamento e explique o que você gostaria de receber em troca. Por exemplo, você deseja que eles substituam o produto ou devolvam a você?
  • Feche a carta, acrescentando seu nome e assinatura.

Exemplo de carta à gerência sobre serviços inadequados

Quando você paga por um serviço, como uma refeição em um restaurante, espera um ótimo atendimento ao cliente. Infelizmente, isso nem sempre acontece. Se o serviço for ruim o suficiente, você pode achar que tem direito a um reembolso ou substituição do serviço. Se você conversou com o gerente sem resultados, pode ser hora de escrever uma carta formal de reclamação ao provedor de serviços sobre os pobresAtendimento ao Clientevocê recebeu.



amostra de carta de reclamação sobre serviço ruim

Carta de reclamação de serviço ruim

Personalize a carta de acordo com sua situação.

  • Escreva seu nome e informações de contato no canto superior esquerdo da página.
  • Inclua o nome da pessoa com quem você está entrando em contato (de preferência, um gerente regional, proprietário ou CEO), o nome da empresa e o endereço.
  • Adicione uma saudação. Exemplo: Prezado Sr. Jones:
  • Explique o motivo da visita ao estabelecimento. Um exemplo seria que você come regularmente lá porque é um de seus restaurantes favoritos.
  • Explique o problema ocorrido. Por exemplo, você se sentou por uma hora antes que alguém viesse pegar seu pedido, seus pedidos estavam errados, a garçonete xingou você e assim por diante.
  • Faça um pedido de reembolso ou substituição. Se você comeu em um restaurante, pode oferecer outra chance se eles lhe enviarem um cartão-presente de valor apropriado.
  • Feche a carta com seu nome e assinatura.

Exemplo de carta de reclamação de funcionário

Se você estiver tendo problemas sérios no trabalho, escreva uma carta de reclamação expressando preocupação ao seu chefe ou à empresarecursos Humanoso gerente tem um dever dobrado. Primeiro, pode ajudar seu chefe ou representante de RH a resolver a situação. Em segundo lugar, pode proteger seu trabalho, especialmente se o problema estiver afetando seu trabalho ou se outro funcionário estiver assediando você.



amostra de carta de reclamação para um empregador

Carta de reclamação do empregador

Ao contrário dos outros exemplos neste artigo, a carta para seu empregador provavelmente será enviada por meio de comunicações internas em formato de e-mail. Se preferir escrever a reclamação em papel, mantenha-a menos formal do que as outras cartas. Embora seja uma boa ideia usar um tom e formato profissionais ao escrever esse tipo de carta, não há necessidade de incluir suas informações de contato e o nome e endereço de seu empregador. Você pode querer usar umformato de memorandojá que o documento é interno à sua empresa.

  • Data a carta. Isso é importante caso você precise mostrar ao RH e proteger seu trabalho.
  • Comece com uma saudação. Chame seu chefe como você normalmente o chama. Se o relacionamento for formal, comece com 'Prezado Sr. Jones', por exemplo. Se o relacionamento for informal, é aceitável escrever algo como 'Caro Jim'.
  • Vá direto ao ponto em seu primeiro parágrafo. Diga a ele por que você está escrevendo a carta e que o problema está afetando seu trabalho. Afaste as emoções e exponha apenas os fatos, especialmente se o assunto for assédio por outro funcionário ou um conflito pessoal.
  • Explique como você acha que a situação pode ser resolvida, mas deixe seu chefe saber que você está aberto para discutir outras soluções.
  • No parágrafo final, explique que você deseja fazer um bom trabalho e por que o problema está afetando seu trabalho. No modelo de carta, a trabalhadora está solicitando que mais funcionários sejam incluídos em seu departamento porque a escassez está afetando sua capacidade de fazer bem o seu trabalho. A carta termina afirmando que ela ficará feliz em agendar uma reunião com seu chefe para discutir o assunto.
  • Finalize assinando a carta e acrescentando seu nome.

Dicas para escrever uma carta de reclamação comercial eficaz

Uma carta zangada ou ameaçadora é ineficaz. Lembre-se de que a pessoa com quem você está falando pode não ser o proprietário da empresa que fez o produto com defeito, mas um representante do atendimento ao cliente contratado para ajudá-lo. É do seu interesse permanecer calmo e concentrado.

  • Dirija sua carta a uma pessoa específica. O Departamento de Justiça de Nova Jersey aconselha os consumidores a procurarem no Registro de Corporações, Diretores e Executivos da Standard & Poor's ou no Registro Thomas de Fabricantes Americanos para encontrar um endereço e o nome do CEO da empresa. Você também pode procurar no site da empresa.
  • Inclua suas informações de contato. Adicione seu nome, endereço e número de telefone no início da carta para que a empresa possa contatá-lo com possíveis soluções.
  • Inclua cópias de todos os recibos. Inclua também outra documentação relevante relativa à sua reclamação. Guarde todos os originais.
  • Use o formato comercial padrão nas cartas de reclamação. Isso incluirá parágrafos bloqueados com espaçamento simples com espaços duplos entre cada parágrafo e sem recuos.
  • Adicione uma data no início de sua carta. Isso permitirá que um executivo ocupado veja imediatamente quando a reclamação chegou.
  • Não force a verdade para ter efeito; apenas se atenha aos fatos. Se soar exagerado, o leitor pode não acreditar em você e ficará relutante em ajudá-lo.
  • Mantenha a carta curta. Os executivos são pessoas ocupadas. Se você deixar a carta muito longa, a pessoa que está recebendo pode não terminar de ler sua carta.
  • Digite sua carta. Ele terá uma aparência mais profissional e será mais fácil de ler. Lembre-se de que uma carta enviada por correio tem mais peso do que enviar um e-mail.

Escreva e envie a carta dentro de uma semana após o incidente ou quando o produto parou de funcionar. Dirija a parte externa do envelope, aos cuidados da pessoa a quem você endereçou a carta, para que ela chegue na mesa certa.

Expresse suas preocupações

Se você tiver uma reclamação, não hesite em fazer sua voz ser ouvida. A maioria das empresas terá interesse em consertar as coisas para que possam mantê-lo como cliente. Mesmo se o problema estiver no trabalho, é melhor falar educadamente, contanto que você se conduza de maneira profissional e razoável. Escrever uma carta de reclamação comercial formal personalizada para a sua situação é considerada uma prática recomendada em tais situações.

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