É importante documentar a disciplina do funcionário por escrito. Usar um exemplo de memorando disciplinar de um funcionário para escrever seu próprio memorando pode ajudá-lo a encontrar as palavras para dizer o que deve ser dito de maneira profissional e clara. No entanto, ao usar um modelo de memorando disciplinar, certifique-se de que o documento finalizado esteja em conformidade com as políticas da sua empresa e siga um formato de memorando comercial padrão.
Amostra de memorando disciplinar do funcionário
Se você precisar escrever um memorando disciplinar, considere usar o documento de exemplo abaixo como um guia. Claro, ele precisará ser editado para atender às suas necessidades com base na situação específica com a qual você está lidando, mas fornece um bom ponto de partida. Clique na imagem para abrir o modelo PDF imprimível em uma janela separada e salve-o em seu disco rígido. Preencha as informações pertinentes para salvar suas alterações e você terá o primeiro rascunho do seu memorando. Se você tiver problemas para trabalhar com o documento, consulte esteguia para impressão da Adobe.
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Clique para baixar um exemplo de memorando disciplinar.
Objetivos do Memorando Disciplinar
Um memorando disciplinar tem mais de um propósito. Primeiro, ele documenta um aviso sobre desempenho insatisfatório ou comportamento inaceitável por parte de um funcionário específico. Em segundo lugar, documenta as tentativas do empregador de retificar o problema e todas as medidas tomadas. Terceiro, documenta as consequências e / ou disciplina a ser aplicada como resultado do comportamento. O memorando disciplinar também pode incluir uma inferência para consequências futuras, como a perda do emprego se o problema não for corrigido.
Dicas de redação
Encontrar as palavras certas para um memorando disciplinar de um funcionário pode ser difícil, especialmente se você gosta de evitar confrontos. Para ajudá-lo a começar, faça uma lista do (s) comportamento (s) problemático (s) ou aspectos do desempenho no trabalho do funcionário que devem ser tratados. Essa lista pode ajudar a manter o foco do memorando e oferece ideias para definir claramente a infração, bem como a resposta da sua empresa. Certifique-se de manter um tom profissional ao longo do memorando e de que o foco esteja nos problemas específicos e nas consequências associadas.
Você pode querer que seu advogado ajude a redigir o documento ou, pelo menos, revisar o conteúdo antes de entregar o memorando ao funcionário que está sendo punido. Isso pode ajudar a garantir que não haja linguagem infeliz no memorando que possa levar a problemas evitáveis se a situação levar à rescisão do contrato de trabalho no futuro.
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Exemplo de formulário disciplinar / de aconselhamento
Em algumas situações, você pode achar benéfico usar um relatório disciplinar / de aconselhamento em vez de, ou além de, um memorando disciplinar. Este é um formulário de preenchimento que fornece uma maneira estruturada de documentar comportamentos de problemas específicos e detalhar quais ações precisam ser tomadas para corrigir os problemas. O uso desse tipo de formulário fornece uma estrutura consistente a ser usada na comunicação com os funcionários sobre todos os tipos de questões disciplinares, incluindo problemas relacionados ao desempenho e comportamentais. Muitas vezes, é usado durante as conversas iniciais sobre problemas disciplinares e é seguido por um memorando quando o problema continua ou se agrava a ponto de ser necessária uma ação adicional.
Modelo de formulário disciplinar / de aconselhamento
Se desejar ter um formulário padrão que possa ser usado para documentar conversas disciplinares e / ou de aconselhamento com os funcionários, o modelo fornecido abaixo é um excelente ponto de partida. Tal como acontece com o memorando, clique na imagem para baixar o documento PDF editável. Salve-o e personalize-o para seus fins, usando-o como um formulário de preenchimento sempre que precisar de documentação para uma conversa com um funcionário sobre disciplina ou aconselhamento.
Clique para baixar um formulário disciplinar / aconselhamento.
Exemplo de plano de melhoria de desempenho
Se os procedimentos da sua empresa envolvem a implementação de um plano formal de melhoria se o aconselhamento inicial não resolver a situação, você também pode precisar de um plano de melhoria de desempenho padrão (PIP). Em caso afirmativo, use este modelo de plano de melhoria de desempenho como ponto de partida para criar um formulário PIP padrão para usar em tais situações.
Escrevendo considerações para formulários disciplinares
Mesmo que haja menos escrita envolvida com um formulário do que um memorando, você ainda deve preencher os detalhes específicos sobre o comportamento do problema e as ações que devem ser tomadas. Tal como acontece com um memorando, você precisa comunicar claramente os problemas e os resultados esperados de maneira profissional e objetiva.
Em situações em que os supervisores estão preenchendo esses documentos, é aconselhável que eles sejam revisados pelo profissional de RH da empresa antes de se comunicar com os funcionários. Também pode ser aconselhável que a versão final do seu formulário seja revisada por um advogado, especialmente quando houver infrações ou problemas significativos envolvidos. Em algumas situações, também pode ser uma boa ideia pedir ao advogado do trabalho que analise os formulários preenchidos antes de compartilhá-los com os funcionários.
Entregar avisos disciplinares manualmente
No caso de comunicação formal relacionada à disciplina do funcionário, é melhor entregar a documentação em mãos diretamente ao destinatário. Isso evitará que o funcionário diga que nunca o recebeu e oferece a oportunidade de discutir a situação no momento em que o memorando ou formulário for entregue. É aconselhável que o funcionário assine um reconhecimento de que recebeu o aviso disciplinar. Este reconhecimento deve ser colocado no arquivo pessoal do funcionário.
Valor da Documentação
É importante documentar cada etapa do processo disciplinar. Os detalhes podem ser distorcidos ou esquecidos quando as reprimendas são feitas apenas verbalmente. Faça por escrito e mantenha os documentos em arquivo para referência futura. Se um funcionário for eventualmente demitido porque não deu ouvidos ao aviso e não melhorou o desempenho ou mudou seu comportamento negativo, a documentação bem escrita reflete uma tentativa genuína do empregador de ajudar o funcionário a melhorar e detalha as consequências se ele não o fizer. 't.
Se um trabalhador demitido decidir contratar um advogado e alegar que foi discriminado de alguma forma, a documentação disciplinar fornece evidências concretas de que o funcionário recebeu amplas advertências e chances de mudar, e que ele sabia das possíveis consequências se seu desempenho não melhorasse. Nos casos que acabam no tribunal, a documentação esclarece quais procedimentos foram tomados, quantas vezes o funcionário foi avisado e o fato de saber que corria o risco de perder o emprego se o problema não fosse resolvido com uma mudança em suas ações .
