Cada situação de fechamento de negócios possui detalhes diferentes. O tipo de negócio ditará quais ações você, seus clientes ou fornecedores terão que tomar antes que o negócio feche para sempre. Para desenvolver uma carta personalizada que atenda às suas necessidades, comece com um modelo de carta e adapte o texto para refletir os detalhes de sua situação particular.
Modelos de cartas de fechamento de negócios
Se você estiver gerenciando o processo de fechamento de uma empresa, pode ser apropriado enviar cartas a seus clientes e fornecedores. Cartas de exemplo para esses públicos são fornecidas aqui. Você pode acessar cada modelo clicando na imagem correspondente. Cada modelo é um documento PDF personalizável que pode ser salvo e impresso conforme necessário. Veja issoguia para imprimirpara obter ajuda no trabalho com os documentos.
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Notificação do cliente
Este modelo foi projetado para ser enviado aos clientes para que eles saibam que uma empresa está fechando. É particularmente importante enviar esse tipo de carta se os clientes precisarem retirar itens em sua localização ou realizar algum outro tipo de ação antes que o negócio seja encerrado.
Baixe a notificação do cliente sobre a carta de fechamento comercial.
Notificação do fornecedor
Use esta carta para notificar os fornecedores de que sua organização encerrará as operações, certificando-se de fornecer notificação suficiente para permitir o faturamento da conta final, o pagamento e a resolução de quaisquer questões pendentes.
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Baixe a notificação do fornecedor sobre a carta de fechamento comercial.
Razões para escrever uma carta de encerramento de empresas
Depois de tomar a decisão de fechar seu negócio, não é aconselhável apenas pendurar uma placa de 'fechado' em sua porta. O melhor é anunciar o fechamento aos seus clientes e fornecedores por meio de uma carta formal. Eles têm desempenhado um papel fundamental na sua atividade empresarial, adquirindo os seus produtos e serviços e, no caso de fornecedores, fornecendo-lhe produtos e serviços que foram fundamentais para o seu negócio. Como um de seus atos finais de atendimento ao cliente, você precisará avisá-los com antecedência de que sua empresa não estará mais disponível.
A carta de encerramento de negócios é uma excelente maneira de criar um fim profissional para o seurelação de negócios atuale explique todas as ações que precisam ser tomadas por seus clientes e fornecedores. O envio desse tipo de carta mostra um esforço de boa fé para se comunicar e acomodar aqueles com os quais sua organização tem negócios. Isso também pode ajudar a garantir que todos os assuntos sejam tratados antes do fechamento, o que pode ajudar a prevenir o surgimento de possíveis questões legais no futuro.
Tempo de Notificação de Fechamento
Não existe uma regra rígida e rápida sobre quando você precisa enviar umcarta de fechamento de negócios. A data de envio real dependerá de vários fatores.
Clientes
Você deseja que seus clientes especiais ouçam sobre o fechamento de sua empresa, não por meio de rumores ou da descoberta de uma porta fechada sem aviso prévio. Ter uma notificação reforça para seus clientes que você os considera especiais e lhes dá a oportunidade de conduzir quaisquer transações comerciais finais necessárias com você.
Em geral, considere enviar uma carta de notificação de fechamento ou incluir uma cópia da carta em sua fatura mensal pelo menos 30 dias antes da data de fechamento. Uma empresa de serviços, como uma lavanderia a seco ou uma oficina, precisará dar aos clientes tempo suficiente para entrar e pegar seus pertences. Uma empresa de varejo provavelmente vai querer reservar muito tempo para umvenda para reduzir seu estoque, com a carta de fechamento de negócios sendo liberada antes do início da venda.
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Fornecedores
Geralmente, é melhor informar os fornecedores sobre sua intenção de fechar pelo menos 60 dias antes da data final de operação. Isso dará tempo suficiente para que as contas sejam liquidadas e fechadas.
Consideração especial para planos futuros
Se você évendendo um negócioe planejar abrir um novo negócio relacionado imediatamente depois disso, você pode querer minimizar o tempo entre os dois. Por exemplo, você pode decidir adiar o envio da carta de encerramento da empresa até pouco antes da data de encerramento se estiver vendendo sua franquia de limpeza e abrindo seu próprio serviço de limpeza.
O que comunicar em sua carta
Os principais objetivos de uma carta de encerramento de negócios são expressar claramente os detalhes do encerramento de negócios e agradecer sinceramente ao leitor por seus negócios ou serviços. Essas cartas não precisam ser longas para serem eficazes. A carta deve:
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- Diga ao leitor a data em que o negócio vai fechar
- Informe o leitor sobre tudo o que ele precisa fazer (como retirar a lavagem a seco, pagar a conta pendente ou entrar para a liquidação da empresa)
- Diga ao leitor para onde direcionar suas perguntas
- Agradeça ao cliente ou fornecedor por seus negócios
A carta não precisa explicar o motivo do fechamento da empresa. Se o motivo for uma boa notícia, como a aposentadoria do proprietário, você pode decidir incluir o motivo na carta. Caso contrário, geralmente é melhor concentrar a carta em assuntos que são importantes para o leitor, como o que eles precisam fazer e quando.
Manter o relacionamento
É sempre preferível deixar uma relação comercial com uma nota positiva. Mesmo que você nunca planeje ver ou trabalhar com uma pessoa novamente, é melhor ser útil, positivo e sincero nas cartas de encerramento de negócios. Seu profissionalismo tornará mais fácil fechar o negócio e pode lhe dar uma vantagem se seus planos de negócios futuros o levarem a trabalhar com essas mesmas pessoas no futuro.
