O que é um formulário fiscal W-9?

The Internal Revenue Service (IRS) Formulário W-9 é intitulado 'Solicitação de número de identificação de contribuinte e certificação'. Este documento do IRS foi elaborado para coletar informações tributárias básicas de certos contribuintes, que podem ser pessoas físicas ou jurídicas.

Objetivo do Formulário W-9

Em primeiro lugar, um W-9 fornece à empresa informações básicas sobre os contribuintes com os quais faz negócios. Ele permite que eles relatem o valor pago ao contribuinte por serviços prestados ao IRS. Cidadãos dos Estados Unidos e indivíduos estrangeiros residentes, corporações, fundos e outros tipos de entidades empresariais que não têm impostos retidos de seus ganhos devem preencher um W-9, enquanto um estrangeiro não residente ou indivíduos estrangeiros completariam Formulário W-8 em vez de.

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Quando os W-9s são necessários?

Uma empresa precisa obter um W-9 de qualquer indivíduo ou empresa para a qual será necessário apresentar um retorno de informações ao IRS. Por exemplo, uma empresa que contrata um empreiteiro independente para projetar o novo site da empresa provavelmente precisará preencher um formulário 1099-MISC com o IRS para relatar quanto pagou ao web designer.

Para registrar um 1099-MISC completo, a empresa precisa das informações de identificação do contratante - nome, TIN, endereço e assim por diante. A empresa precisará coletar um formulário W-9 do contratante para obter essas informações. Da mesma forma, as empresas costumam solicitar formulários W-9 de fornecedores corporativos para que tenham as informações de que precisam para relatar suas despesas comerciais, conforme exigido pelo IRS.

Retenção de registros W-9

Como a maioria documentos fiscais , as empresas devem manter cópias de todos os formulários W-9 por pelo menos três anos após a última declaração de imposto de renda relevante ter sido preenchida (ou a data de vencimento da declaração, se posterior). No exemplo acima, se a empresa fechou contrato com o web designer em 2017 e ele concluiu seu trabalho antes do final do ano, a empresa deve manter seu formulário W-9 pelo menos até 16 de abril de 2021 (assumindo que a empresa entrou com seu formulário de 2017 declaração de impostos em 15 de abril de 2018).

Como preencher um formulário W-9

O W-9 real é bastante curto e relativamente simples. Consiste em três partes principais: informações pessoais, TIN e certificação.

Seção de informações pessoais para indivíduos

Na linha 1, os contribuintes individuais devem fornecer seu nome conforme aparece em sua declaração de imposto. Mesmo que sejam tecnicamente uma entidade comercial, os proprietários individuais devem colocar seu próprio nome legal nesta seção.

Os proprietários individuais repetem seu nome na segunda linha, que chama para o 'Nome da empresa ou Nome da entidade desconsiderada'. Aqui, eles colocam seu nome completo e as letras DBA, que significa 'doing business as', seguidas do nome fictício da empresa, se houver. Por exemplo, se John Smith fosse o único proprietário da Speedy Plumbing, ele preencheria a primeira linha como John Smith e a segunda como John Smith DBA Speedy Plumbing.

Em seguida, o contribuinte marca a caixa 'Pessoa Física / Único Proprietário', localizada abaixo das linhas do nome. O contribuinte também deve fornecer seu endereço de correspondência nas linhas 5 e 6. Os dados do cliente podem ser incluídos no lado direito do formulário nesta área, mas não são obrigatórios.

Seção de informações pessoais para empresas

As empresas ou outras entidades devem colocar seu nome legal (exatamente como aparece em sua declaração de impostos) na linha 1. Se a empresa também tiver um nome comercial ou DBA, isso vai para a linha 2.

Em seguida, o contribuinte marca a caixa que indica como a entidade empresarial está classificada em termos de sua estrutura jurídica. Você precisará especificar se a entidade é uma empresa C, uma empresa S, uma parceria, uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC), etc.

Se a empresa for uma LLC de membro único, marque a caixa 'Pessoa física / Proprietário único' em vez de 'LLC'. LLCs que escolheram uma forma alternativa de tributação (por exemplo, uma LLC que optou por ser tributada como uma Corporação S) inseririam o código de classificação fiscal no espaço ao lado da caixa de seleção LLC, conforme instruído pelo formulário.

O endereço postal principal da entidade deve ser fornecido nas linhas 5 e 6. O endereço do cliente também pode ser adicionado no espaço à direita da seção de endereço postal, mas não é obrigatório.

Isenções

A maioria dos contribuintes deixará os espaços da linha 4 em branco. O primeiro espaço na linha 4 indica que o contribuinte está isento de retenção na fonte. Pessoas físicas e proprietários individuais quase nunca estarão isentos da retenção na fonte, mas em certas situações as empresas estão isentas. Os códigos e circunstâncias do beneficiário estão listados na terceira página do W-9. se você se qualificar para uma dessas condições, deve colocar o número do código apropriado no primeiro espaço da linha 4.

A seção FATCA da linha 4 só se aplica se você estiver enviando o W-9 a uma instituição financeira estrangeira e estiver isento de Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA) relatórios. Nessa situação, revise a lista de códigos e motivos na terceira página do formulário W-9 para ver se você se qualifica e coloque a letra do código apropriada no espaço FATCA na linha 4. Em caso de dúvida, pergunte à instituição financeira que está solicitando o formulário se você deve ou não preencher este espaço.

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Informação do número da conta

A última linha na seção de informações pessoais refere-se a 'números de contas'. Aqui, o contribuinte lista todas as contas que possui com o IRS para pagar impostos ou pré-pagamentos de obrigações fiscais antecipadas. Essas informações são opcionais e geralmente devem ser deixadas em branco.

Número de identificação fiscal (TIN)

A seção TIN deve ser preenchida independentemente de o contribuinte ser uma pessoa física, único proprietário ou pessoa jurídica.

As pessoas físicas colocam o número do CPF no lado direito do formulário, nos espaços previstos.
Proprietários individuais e LLCs de membro único podem usar seu número de Seguro Social ou seu número de identificação de empregador (EIN), embora o IRS prefira números de Seguro Social.
Mesmo que um indivíduo específico seja responsável pela entidade, outros tipos de entidades empresariais colocam seu EIN nos espaços fornecidos.

Seção de Certificação

Nesta seção, o contribuinte assina o formulário e atesta que as informações nele contidas são verdadeiras. O não fornecimento ou o arquivamento intencional de informações falsas sujeita o contribuinte a penalidades.

Conformidade W-9

Quer você seja um contratante independente ou uma empresa que presta serviços a um cliente ou uma empresa que contrata pessoas físicas ou jurídicas para prestar serviços, os formulários W-9 são essenciais para a conformidade tributária. Procure aconselhamento profissional de um fiscal qualificado se você tiver circunstâncias especiais ou não tiver certeza se precisa preencher ou solicitar este formulário.